La emergencia sanitaria desatada por la pandemia del coronavirus ha ocasionado cambios en las empresas. Uno de los más significativos es la inserción de la tecnología dentro de sus procesos de comunicación. Por ello, Mariana Garland, presidente de AEF Perú, brinda 5 consejos para lograr reuniones de alto impacto en entornos virtuales. ¡Toma nota!
1. Establecer límites en el tiempo de duración y temas de la reunión: Para lograr una reunión de alto impacto, lo ideal es programar una duración de 2 o 3 horas como máximo con un límite de 3 temáticas. Si se prolonga más tiempo o se manejan más temas, será más complicado mantener la atención de todos los participantes. Por tanto, se recomienda tener una reunión que aborde temas específicos, centrándose fundamentalmente en dar ideas y soluciones en torno a este.
2. Mantener la cámara prendida y el micrófono apagado cuando los participantes no estén hablando: Te permitirá una mayor concentración y fluidez en torno a los temas que se estén tratando. De la misma forma, tener el micrófono apagado cuando los participantes no intervengan evitará interferencias o desorden.
Otra alternativa podría ser que les pida a los participantes que envíen un mensaje a través del chat de la plataforma antes de intervenir. Este punto puede que tenga que repetirse a los participantes hasta que se convierta en un hábito en tus reuniones.
3. Evita el exceso de diapositivas y presentaciones ejecutivas: En un entorno virtual, es necesario que las reuniones sean dinámicas e interactivas para lograr una mejor comprensión de los temas tratados. Cuando existe un exceso de diapositivas la reunión pierde interactividad, lo que puede resultar monótono.
4. Los participantes deberán ubicarse en un lugar donde no haya distracciones visuales ni auditivas: Es necesario conseguir un entorno favorable que permita concentrarse para atender la reunión. Por ejemplo, si cuenta con un estudio o espacio, una alternativa podría ser que pueda cerrar la puerta para evitar imprevistos. Lo ideal es estar alejado de interferencias visuales y auditivas que pueden entorpecer el desarrollo de la reunión.
5. Solicitar comentarios o preguntas de cierre al finaliza: Así como se da inicio, es importante señalar la finalización de una reunión para guardar orden, y que los participantes tengan la oportunidad de dar comentarios o hacer preguntas de cierre. Solicitarlos te permitirá saber cuánto han comprendido los temas desarrollados en esta, y si es necesario aclarar brevemente ciertos puntos.
De la misma forma, estas plataformas tienen la opción de grabar las reuniones, lo que podría servirte para preparar un resumen de lo expuesto y de esa manera reforzar los mensajes de esta con los participantes.